Главные отличия между конференц-залом и переговорной комнатой заключаются в размере помещений, расположении мебели и техническом оснащении.
Переговорная комната обычно предназначена для небольшого числа участников, поэтому и площадь здесь используется меньшая. Собрания и переговоры, как правило, проводятся за круглым или овальным столом, с использованием минимального оборудования, такого как ноутбуки, микрофоны, BYOD-системы, интерактивные панели или отдельностоящие большие дисплеи. В последние годы стало популярным также использование оборудования для видеоконференций, позволяющего проводить онлайн-переговоры и взаимодействовать с коллегами, находящимися на удаленке. Обычно используется стандартное и доступное по стоимости оборудование. Таким образом, количество участников встреч в переговорных комнатах на сегодняшний день ограничивается только лимитом ВКС-платформ.
Конференц-залы обычно представляют собой специально оборудованные помещения для большого количества участников и оснащаются передовой техникой, включая проекторы, ноутбуки, мониторы, светодиодные или проекционные экраны, видеокамеры, конгресс-системы, микрофоны и интерактивные панели. Для размещения всех этих устройств требуется значительная площадь. В таких помещениях часто отсутствует диалог между участниками, обычно выступает только спикер. Сам зал, как правило, делится на зоны президиума и зрительный зал. В зависимости от размера зала, здесь может собираться разное количество участников. Кроме того, многие пользователи могут присоединяться к конференции удаленно, что иногда увеличивает общее количество участников до 1000 человек.